TodoPilot vs. Todoist vs. Microsoft To Do: Welche To-do-App passt zu dir?
Wer eine neue To-do-App sucht, landet fast zwangsläufig bei zwei Namen: Todoist und Microsoft To Do. Beide sind ausgereift, beide haben Millionen Nutzer – und beide sind aus guten Gründen erfolgreich. Trotzdem suchen viele nach einer Todoist-Alternative. Meist nicht, weil etwas kaputt wäre, sondern weil sich die Liste mit der Zeit anfühlt wie ein zweiter Posteingang: voll, laut und ohne Antwort auf die einzige Frage, die zählt – was mache ich jetzt als Erstes?
Genau an dieser Frage setzt TodoPilot an, ein KI-Aufgabenplaner, der demnächst für iOS und Android erscheint. Damit du einordnen kannst, ob sich das Warten lohnt, vergleichen wir hier alle drei Werkzeuge – ehrlich, mit den Stärken der Konkurrenz, nicht nur mit unseren eigenen.
Todoist: das Ökosystem-Schwergewicht
Todoist ist seit über fünfzehn Jahren am Markt, und das merkt man – im besten Sinne. Die App läuft auf praktisch jeder Plattform, die Eingabe per natürlicher Sprache („Bericht jeden Montag 9 Uhr“) ist hervorragend, und die Liste der Integrationen ist lang: Kalender, E-Mail, Slack, Zapier und vieles mehr. Wer seine Aufgabenverwaltung tief mit anderen Werkzeugen verzahnen will, findet kaum etwas Besseres. Mit dem AI Scheduler hat Todoist zudem begonnen, Termine für Aufgaben automatisch vorzuschlagen.
Die Kehrseite: Todoist ist mit den Jahren breit geworden. Projekte, Unterprojekte, Abschnitte, Filter, Karma-Punkte, Team-Funktionen – wer nur eine kluge persönliche Liste will, bezahlt mit Komplexität. Und die Priorisierung bleibt im Kern Handarbeit: Du vergibst Flaggen, die App sortiert danach. Was du seit zwei Wochen vor dir herschiebst, weiß Todoist nicht – oder zieht daraus jedenfalls keine Konsequenzen für deine Tagesansicht.
Microsoft To Do: solide, kostenlos, unauffällig
Microsoft To Do ist der legitime Nachfolger von Wunderlist und in einem Punkt unschlagbar: Es kostet nichts. Wirklich nichts – keine Premium-Stufe, keine künstlichen Grenzen. Wer ohnehin in Microsoft 365 arbeitet, bekommt obendrein eine saubere Anbindung an Outlook und Teams; markierte E-Mails tauchen automatisch als Aufgaben auf.
Dafür ist der Funktionsumfang bewusst schlicht. Die Funktion „Mein Tag“ lädt dich jeden Morgen ein, deine Liste neu zusammenzustellen – von Hand. Eine echte Priorisierungslogik gibt es nicht, verschachtelte Strukturen nur rudimentär, und die Weiterentwicklung verläuft seit Jahren in ruhigem Tempo. Microsoft To Do ist ein verlässlicher Notizzettel mit Erinnerungen. Mehr will es nicht sein, und das ist legitim.
TodoPilot: der Aufgabenplaner, der mitdenkt
TodoPilot geht die Sache von der anderen Seite an. Statt dir mehr Ansichten und mehr Filter zu geben, beantwortet die App die Reihenfolge-Frage selbst: Die KI-Priorisierung lernt, was du aufschiebst und was du als P1 markierst, und sortiert deinen Tag entsprechend. Eine Aufgabe, die du seit einer Woche überspringst und deren Frist näher rückt, wandert nach oben – bevor sie überfällig ist, nicht danach. Wie das im Detail funktioniert, erklären wir in „Wie KI Aufgaben priorisiert“.
Wichtig dabei: Jede Entscheidung lässt sich mit einem Tippen überstimmen. Die KI hat nie das letzte Wort, sie macht Vorschläge – und lernt aus deinen Korrekturen.
Drumherum bleibt TodoPilot bewusst schlank: verschachtelte Listen plus Tags, die quer über alle Listen greifen. Eine Frühwarnung, die Fristen drei Tage vorher sichtbar macht. Eine Befehlspalette (⌘K), mit der du Aufgaben anlegst, verschiebst und vertagst, ohne die Finger von der Tastatur zu nehmen. Und ein vollständiger Export nach Markdown, JSON oder CSV – deine Daten gehören dir. Hinter der App steht mit DJUMP, MB ein EU-Unternehmen aus Litauen; die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform, ohne Werbung und ohne Datenverkauf. Warum uns das wichtig ist, liest du in „DSGVO-konform Aufgaben verwalten“.
Der ehrliche Teil: TodoPilot ist noch nicht erschienen. Die App kommt in Kürze für iOS und Android – wer sie als Erstes ausprobieren will, kann sich auf todopilot.app/de benachrichtigen lassen. Und wer Hunderte Integrationen oder Teamfunktionen braucht, ist bei Todoist besser aufgehoben. TodoPilot ist für den Einzelnen gebaut, nicht fürs Projektbüro.
Der direkte Vergleich
| Todoist | Microsoft To Do | TodoPilot | |
|---|---|---|---|
| Priorisierung | Manuell (P1–P4), AI Scheduler für Termine | Manuell („Mein Tag“) | KI lernt aus Aufschiebe-Verhalten und P1-Markierungen, überschreibbar |
| Struktur | Projekte, Abschnitte, Labels, Filter | Flache Listen, Schritte | Verschachtelte Listen + querschneidende Tags |
| Fristen | Erinnerungen, Überfällig-Ansicht | Erinnerungen | Frühwarnung, bevor etwas überfällig wird |
| Integrationen | Sehr viele (Kalender, Slack, Zapier …) | Microsoft 365 / Outlook | Export: Markdown, JSON, CSV |
| Tastatursteuerung | Schnelleingabe | Begrenzt | Befehlspalette (⌘K) |
| Kostenlos | Begrenzte Projekte | Komplett kostenlos | Unbegrenzte Aufgaben, 3 Listen |
| Bezahlversion | ab ca. 4–5 €/Monat | – | 2,99 €/Monat (TodoPilot Plus) |
| Werbung / Datenverkauf | Nein | Nein | Nein, DSGVO-konform, EU-Unternehmen |
| Verfügbarkeit | iOS, Android, Web, Desktop | iOS, Android, Web, Windows | iOS + Android, erscheint in Kürze |
Welche App für wen?
Nimm Todoist, wenn deine Aufgabenverwaltung mit Kalender, E-Mail und Team-Werkzeugen verwachsen sein soll und du bereit bist, deine Struktur selbst zu pflegen. Es ist das reifste Ökosystem am Markt – diesen Vorsprung muss man anerkennen.
Nimm Microsoft To Do, wenn du eine schnörkellose, dauerhaft kostenlose Liste willst, am besten innerhalb von Microsoft 365. Für einfache Erinnerungen und Einkaufslisten reicht es völlig.
Warte auf TodoPilot, wenn dich nicht das Aufschreiben überfordert, sondern das Entscheiden. Wenn deine Todoist-Projekte längst ein eigenes Projekt geworden sind. Wenn du eine To-do-App suchst, die morgens schon weiß, was als Nächstes dran ist – und der du trotzdem jederzeit widersprechen kannst.
Die Frage nach der „besten To-do-App“ hat keine allgemeingültige Antwort. Sie hängt davon ab, ob dein Engpass die Erfassung ist (dann Todoist), das Budget (dann Microsoft To Do) – oder die tägliche Entscheidung, womit du anfängst. Für den dritten Fall bauen wir TodoPilot.
FAQ
Ist TodoPilot eine vollwertige Todoist-Alternative?
Für die persönliche Aufgabenplanung: ja, mit einem anderen Schwerpunkt. TodoPilot ersetzt manuelles Sortieren durch lernende KI-Priorisierung und bleibt bewusst schlank. Wer Teamfunktionen oder viele Integrationen braucht, fährt mit Todoist weiterhin besser.
Was kostet TodoPilot im Vergleich?
Die kostenlose Version bietet unbegrenzte Aufgaben und drei Listen – dauerhaft. TodoPilot Plus kostet 2,99 €/Monat und schaltet unbegrenzte Listen, KI-Priorisierung, Fristen-Analysen und wiederkehrende Aufgaben frei. Das liegt deutlich unter dem Premium-Preis von Todoist.
Kann ich TodoPilot schon herunterladen?
Noch nicht – die App erscheint in Kürze für iOS und Android. Auf todopilot.app/de kannst du deine E-Mail-Adresse hinterlassen und wirst benachrichtigt, sobald sie in den Stores verfügbar ist.
Du willst zum Start dabei sein? Lass dich auf todopilot.app/de benachrichtigen – mehr als eine E-Mail-Adresse brauchen wir nicht.